Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Toppbilde

Kommunestyret 28.08.19 - sak 50/19 - Framtidig organisering av idretts- og friluftsanlegg i Levanger kommune

Trude Marian Nøst - klikk for personkort
Saksbehandler: Trude Marian Nøst
Arkivref. 2019/2447

   

vedtak

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Formannskapet 26.06.19 75/19
Kommunestyret 28.08.19 50/19

 

Saksprotokoll i Formannskap - 26.06.2019

Forslag i møte:

Karl Meinert Buchholdt (V) fremmet følgende tilleggsforslag – nytt punkt 3:

Det nye foretakets styremøter skal kunngjøres og holdes for åpne dører. Punktet arbeides inn i vedtektene. 

Avstemning:

Rådmannens forslag til innstilling enstemmig tiltrådt.

Buchholdts tilleggsforslag enstemmig tiltrådt.

INNSTILLING:

  1. Kommunestyret ønsker at det arbeides videre med sikte på å slå sammen Levanger Fritidspark Moan AS og Trønderhallen KF til et nytt kommunalt foretak.
  2. Styret i Levanger Fritidspark Moan AS anmodes om å forberede sak til generalforsamlingen for selskapet og styret i Trønderhallen KF anmodes om å forberede sak for kommunestyret som øverste organ for foretaket.
  3. Det nye foretakets styremøter skal kunngjøres og holdes for åpne dører. Punktet arbeides inn i vedtektene.
    Til toppen av siden 

Rådmannens forslag til innstilling:

  1. Kommunestyret ønsker at det arbeides videre med sikte på å slå sammen Levanger Fritidspark Moan AS og Trønderhallen KF til et nytt kommunalt foretak.
  2. Styret i Levanger Fritidspark Moan AS anmodes om å forberede sak til generalforsamlingen for selskapet og styret i Trønderhallen KF anmodes om å forberede sak for kommunestyret som øverste organ for foretaket.


Hjemmel/bakgrunn for saken:

Rådmannen initierte et arbeid i 2017 for å få vurdert om dagens organisering av idretts- og friluftsanlegg er hensiktsmessig. 

Vedlegg:

1

Prosjektrapport organisering av idrettsanlegg Levanger PDF

2

Framtidig organisering av idretts- og friluftsanlegg i Levanger kommune - høring PDF

3

Høringsuttalelse fra styret i Trønderhallen KF PDF

4

Høringsuttalelse fra styret i Levanger Fritidspark Moan AS PDF

5

Høringsuttalelse fra idrettsrådet PDF

 
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

Ingen 

Saksopplysninger:

Rådmannen satte ned en arbeidsgruppe i perioden desember 2017 – oktober 2018 som fikk følgende mandat: 

MANDAT FOR PROSJEKT VEDR. ORGANISERING AV IDRETTSANLEGG

Levanger kommune er eier av Trønderhallen KF og Levanger Fritidspark Moan AS. I tillegg har kommunen flere anlegg og områder som brukes aktivt til idrett og andre aktiviteter. Anlegg som driftes av enheter i Levanger kommune er friområder, parker samt uteanlegg på kommunale bygg.

Det etableres med dette et prosjekt som skal

  • Evaluere dagens organisering – fordeler og ulemper?
  • Konkludere om fremtidig organisering

 
Prosjektet rapporterer til Rådmannen i Levanger kommune.

Prosjektet skal:

  • Kartlegge anlegg og avgrense hvilke som er relevant å ta med i vurderingen
  • Kartlegge dagens drifts- og vedlikeholdsoppgaver
  • Beskrive status mhp organisering, hva fungerer godt, hva er forbedringspotensialer?
  • Beskrive hvilke avtaler som eksisterer som grunnlag for drift pr i dag, inkl finansiering
  • Vurdere ressursbruk og kompetanse, nå og fremtidig
  • Vurdere hvordan kommunens oppgaver og selskapenes oppgaver mest effektivt og hensiktsmessig kan organiseres i framtida.

 
Gruppen leverer rapport med anbefalinger innen 1.mars 2018. 

Styringsgruppe for prosjektet:

  • Styreleder Trønderhallen Ingunn Kjeldstad
  • Styreleder Levanger Fritidspark Kristin Aas
  • Hovedtillitsvalgt Tove Randi Olsen
  • Rådmannens ledergruppe
  • Kommunalsjef samfunnsutvikling, Unni Storstad, er leder for styringsgruppen


Arbeidsgruppe:

  • Daglig leder Trønderhallen Svenn Robert Berg
  • Daglig leder Levanger Fritidspark Jan Mosling
  • Enhetsleder Kommunalteknikk Øyvind Nybakken
  • Enhetsleder Bygg og Eiendom Håvard Heistad
  • Idrettskonsulent Kulturenheten Kjersti Nordberg *)
  • Enhetsleder Drift og anlegg Levanger kommune Helge Nyberg
  • Økonomirådgiver stab Marit Berg Ness
  • Tillitsvalgt Leif-Ketil Lorentsen
  • Rådgiver stab Anne Grete Wold (prosjektleder)


*) Enhetsleder Kultur Guri M. Sivertsen tiltrådte arbeidsgruppa i juni 2018, og erstattet Kjersti Nordberg fra Kulturenheten. 

Mandatets kulepunkt 6 ble underveis spisset til at gruppa skulle komme tilbake til et forslag til organisering i to alternativer:

  1. Trønderhallen KF og Levanger Fritidspark Moan AS samles og,
  2. Alle idrettsanleggene legges i en og samme organisasjon i kommunen.


Arbeidet var mer krevende enn først antatt og gruppa fikk utsatt frist. Rapporten ble avgitt i oktober 2018 og ligger ved saken. 

Fordeler og ulemper med dagens organisering

Oppsummering i rapporten av status dagens organisering og forslag til forbedringer:

Oppsummert kan man si at en fordel med å organisere anleggene som i dag, blant annet

handler om at de kommunale selskapene via styrene knytter til seg god ekstern kompetanse om drift og utvikling inn i organisasjonen. Dette er kompetanse og ressurser selskapene ikke ville hatt tilgang til hvis de hadde vært direkte underlagt en kommunal enhet. I tillegg gir «nærhet» til drifta et eierforhold blant ledelsen og de ansatte, som i større grad kan gi forutsetninger og muligheter for at anleggene driftes fleksibelt og effektivt. Andre fordeler er muligheter for mer kommersiell aktivitet som gjør driftsgrunnlaget mindre sårbart (eks. camping, konserter m.v.).

På den annen side, beskrives også betydelige ulemper ved dagens organisering. Med små driftsenheter (i selskapene), er det vanskeligere å utnytte kapasitet i sesongvariasjonene. Samtidig bidrar dagens organisering til at kommunen blir mindre «tett på» selskapene, og at den økonomiske og driftsmessige oversikten blir mindre. Det gir reduserte muligheter for å se drifta samlet med øvrig aktivitet i kommunen. Innbyggerne og brukerne av anlegg opplever til en viss grad kommunen som uoversiktlig og fragmentert når det gjelder planlegging, utleie og drift/vedlikehold av anleggene. Det betyr at det uansett er et behov for å se på organiseringen på nytt, og tydeliggjøre oppgaver og ansvar innenfor feltet på en bedre måte.

Kartlegging av dagens drifts- og vedlikeholdsoppgaver

Oppsummering i rapporten (flere detaljer på side 11 i rapporten):

Kartleggingen i utredningsarbeidet viser at mange tilnærmet like oppgaver er fordelt på mange ulike enheter/selskaper. Det vil si at det i noen grad kan være noe å hente på samdrift av anleggene og «samtidighet» i bruk av utstyr og kompetanse knyttet til spesialdekker. Samtidig som kompetanse og utstyr er såpass ulik (innendørs/utendørs) at sesongvariasjonene ikke kan utnyttes fullt ut.

Vurdering av ressursbruk og kompetanse, nå og fremtidig

Det var tre forhold som utpekte seg da arbeidsgruppen skulle vurdere potensialet for mer effektiv ressursbruk: 1) Fokus på drift og vedlikehold av anleggene, 2) samling av kompetanse, og 3) samling av driftsressurser.

Arbeidsgruppen vurderte følgende modeller:

Modell 1: Trønderhallen KF og Levanger fritidspark AS slås sammen

Modell 2: Fritidsparken og Trønderhallen innlemmes i den kommunale organisasjonen.

Innenfor modell 2 vurderte gruppa tre modeller:

2A. Funksjonsdelingsmodellen

2B. Hybridmodellen

2C. Idrettsmodellen

Modellene er i rapporten beskrevet slik:

Funksjonsdelingsmodellen innebærer at de ulike oppgavene som selskapene i dag har ansvar for, blir innlemmet i den kommunale organisasjonen og fordelt på forskjellige enheter avhengig av hvilke oppgaver det dreier seg om – altså en funksjonsdeling av oppgavene utfra oppgavens art. Når det gjelder dagens Trønderhallen KF og Levanger Fritidspark Moan AS vil driftsoppgaver som i dag ligger i disse (på bygg og på uteområder), bli innlemmet i hhv. Bygg og eiendom og Kommunalteknikk. Aktivitetsrettede og publikumsrettede oppgaver i Trønderhallen og Fritidsparken innlemmes i Enhet Kultur, idrett og fritid. Ansvar for langsiktig planlegging og prioritering av idrettsanlegg og friluftsområder blir lagt til enheten (som i dag), mens prosjekteringen av anlegg som er planlagt, legges til enheter med prosjekteringskompetansen (hhv. Bygg og Eiendom og Kommunalteknikk).

Grovt beskrevet kan man si at alt ansvar for infrastruktur og drift av denne, legges til hhv. Bygg og Eiendom og Kommunalteknikk, mens ansvar for aktivitet, innbyggerkontakt og langsiktig planlegging av idretts- og friluftsanlegg legges til Kultur, idrett og fritid.

I hybridmodellen blir all virksomhet og oppgaveløsing som i dag ligger hos Trønderhallen KF og Levanger Fritidspark Moan AS, i sin helhet innlemmet i Enhet Kultur, idrett og fritid. Unntaket fra dette er teknisk driftsleder (vaktmester) i Trønderhallen, som blir organisert under Bygg og Eiendom. Denne endringen er allerede i gang.

I tillegg vil all virksomhet knyttet til kommunale anlegg som er tilrettelagt for aktivitet i sin helhet legges til denne enheten, inkludert planlegging, drift og vedlikehold av uteområder på skoler og andre friluftsområder som er finansiert gjennom spillemidler. Noe driftsansvar blir dermed flyttet fra Kommunalteknikk til Kultur, idrett og fritid (friluftslivsanlegg/tilrettelagte grøntområder/tilrettelagte parkområder som har fått spillemidler), og noe driftsansvar blir flyttet fra Bygg og eiendom til Kultur, idrett og fritid (uteområder på skoler som har fått spillemidler). Det betyr at enheten får et totalansvar av service, tilstedeværelse, drift og vedlikehold på alle spillemiddelfinansierte aktivitetsanlegg.

Idrettsmodellen innebærer at selskapene Trønderhallen KF og Levanger Fritidspark Moan AS fullt og helt innlemmes i Kultur, idrett og fritid, og tar med seg de oppgavene de har i dag inn i denne enheten. De andre kommunale enhetene organiseres som før, med det ansvaret og de oppgavene de har i dag – bortsett fra at all utleie og innbyggerkontakt legges til Kultur, idrett og fritid.

I innspurten i gruppas arbeid kom det innspill fra styrene i Levanger Fritidspark Moan AS og Trønderhallen KF (datert 29.09.18 og lagt ved rapporten) om at de ønsket en klargjøring av mandatet blant annet målsetting, hva som er dagens utfordringer, hva er alternativene, hva er kriteriene for endringen, hvor lett det er å gjennomføre løsningene og hvilke trinn som skal følges i gjennomføringen. Styrene tilkjennegir at de synes det er vanskelig å konkludere om hvilken organisering det bør være i framtiden basert på det foreliggende.

Utdrag av arbeidsgruppas oppsummering

Arbeidet med prosjektet har til dels vært krevende for alle involverte, og det har vært vanskelig å finne en arbeidsform som har løftet fram felles målsettinger om hva arbeidet skal bidra til. Hvordan man oppfattet mandatets kulepunkt «Vurdere hvordan kommunens oppgaver og selskapenes oppgaver mest effektivt og hensiktsmessig kan organiseres i framtida» ble ulikt forstått uten at dette ble fanget opp i en tidlig fase. Hva som er «effektivt» og hva som er «hensiktsmessig» blir forstått ulikt utfra hvilket ståsted man har i og utenfor organisasjonen. Med manglende overordna felles mål eller felles visjon for hva arbeidet skulle bidra til, ble vurderingen gjort med ulike forutsetninger og ulikt målbilde.

Arbeidsgruppa vurderer det slik at ingen er tjent med å tvinge gjennom en beslutning som ikke har legitimitet i selskapene på nåværende tidspunkt.

Høringsrunde våren 2019

Rådmannen hadde møter med selskapene representert ved daglig leder og representanter for styrene våren 2019 og fikk signaler om at de ønsket fortsatt dialog om ny organisering for å oppnå større synergier, mer effektiv drift og økt samhandling. Rådmannen oppfattet at det kunne være interessant å løfte fram sammenslåing av de to selskapene som en mulig løsning. Videre at det var av interesse å diskutere alternativet med innlemming i kommuneorganisasjonen som en ny enhet. Samtidig ble det signalisert at det var krevende å innlemmes i den kommunale organisasjonen før man internt i kommunen hadde gjort et arbeid med å rydde opp i uklare grensesnitt og tydeliggjøre roller og ansvar. Det var ønske om en snarlig avklaring blant annet fordi daglig leder i Levanger Fritidspark Moan AS skal gå av med pensjon.

Rådmannen sendte i mai rapporten på høring med følgende forslag til modeller for framtidig organisering:

A.    Sammenslåing av Levanger Fritidspark Moan AS og Trønderhallen KF i et nytt selskap med ett samlet styre

eller

B.    Sammenslåing av Levanger Fritidspark Moan AS og Trønderhallen KF som en ny enhet i Levanger kommune underlagt Kommunalsjef samfunnsutvikling.

Rådmannen begrunnet forslagene med at det var behov for å rydde opp i roller og ansvar i kommunale enheter før man vurderte å gå lenger med en omorganisering. Selskapene og idrettsrådet ble utpekt som høringsinstanser og fikk rapporten og rådmannens to forslag til organisering på høring.

Styret i Trønderhallen AS ga i høringssvaret uttrykk for at de var tilfreds med at rådmannen ikke tilrår funksjonsdelingsmodellen (Modell 2A). Styret mente at begge modeller som var på høring kan bidra til å utvikle Trønderhallen videre i tråd med de ambisjoner og mål som foreligger. Styret mente at alternativ A ivaretar totaliteten best. Se styrets begrunnelse i vedlagte høringsuttalelse.

Styret i Levanger Fritidspark Moan AS ga uttrykk for at det er avgjørende for framtidig utvikling av selskapet at det innlemmes i den kommunale organisasjonen sammen med Trønderhallen KF og da i en samlet enhet for idrett og friluftsliv. Styret anbefalte en egen enhet for idrett og friluftsliv og støttet alternativ B (mot 1 stemme). Se styrets begrunnelse i vedlagte høringsuttalelse.

Idrettsrådet ønsket egentlig at ett av alternativene i modell 2 ble valgt, dvs. innlemming av de eksterne selskapene i den kommunale organisasjonen men da med en samorganisering med dagens enheter. Av de to forslagene som rådmannen sendte på høring tilrådde idrettsrådet samlet at alternativ A velges.

Forholdet til selskapene Levanger Fritidspark Moan AS og Trønderhallen KF

Arbeidsgruppa har på oppdrag fra rådmannen utredet ulike muligheter for videre organisering av driften i Trønderhallen KF og Levanger Fritidspark Moan AS. Rådmannen har imidlertid ingen beslutningsmyndighet overfor de to selskapene.

Det er ifølge kommuneloven kommunestyret som er øverste myndighet i Trønderhallen KF, og kommunestyret velger representanter til styret. Daglig drift foretas av styret og daglig leder, og det er disse som med bakgrunn i vedtektene eventuelt melder opp saker til behandling i kommunestyret som selskapet øverste organ. Det er i kommuneloven lovfestet at administrasjonssjefen i kommunen skal ha rett til å uttale seg i de sakene som skal behandles av kommunestyret.

For Levanger Fritidspark Moan AS er generalforsamlingen for selskapet øverste myndighet. Generalforsamlingen kalles utgangspunktet sammen og får sine saker utredet med forslag til vedtak fra sittende styre. Generalforsamlingen kan imidlertid også selv ta opp saker så lenge samtlige aksjeeiere samtykker til dette. Generalforsamling for Levanger Fritidspark Moan AS er formannskapet. Partier som eventuelt ikke har medlemmer i formannskapet, tiltrer med en representant.

Dette medfører at en eventuell beslutning om endring av selskapsform må gå gjennom selskapenes ordinære kanaler som beskrevet overfor.

Vurdering:

Rådmannen har merket seg at arbeidsgruppa mener at uavhengig av framtidig organisering, er det behov for å tydeliggjøre rolle og ansvar mellom enhetene i kommuneorganisasjonen og mellom kommunen og selskapene. Dette er rådmannen enig i. Det er behov for å utvikle det tverrfaglige samarbeidet mellom de kommunale enhetene, selskapene og frivilligheten. Dette utviklingsarbeidet vil rådmannen starte høsten 2019. Et digitalt bookingsystem, Book-Up, blir pilotert i Levanger kommune i år. Dette systemet vil også åpnes for eksterne brukere. Pr. juni 2019 er anleggene Åsenhallen, Leirabanen og Staup gressbane lagt inn i systemet. Flere anlegg vil bli lagt inn etter hvert som vi høster erfaringer med systemet.

Forutsatt at roller og ansvar internt i organisasjonen pr. dato hadde vært tydelig oppgått og det tverrfaglige samarbeidet hadde vært godt etablert, ville rådmannen gått for Funksjonsdelingsmodellen (Modell 2A). Det er imidlertid behov for å se på ansvarsfordelingen av drift og vedlikehold av uteområder ved bygg, parkanlegg og friluftsområder i dagens kommuneorganisasjon. Videre er det behov for å gå opp tydeligere ansvarsdeling for utleie av bygg og anlegg. Trønderhallen KF frarår denne modellen. Det er trolig den organiseringen som er fjernest fra den måten Trønderhallen forvalter oppdraget på i dag, da dere oppgaver i funksjonsdelingsmodellen blir fordelt på flere enheter.

Levanger Fritidspark Moan AS ønsker primært å samle forvaltningen av idrett og friluftsliv i en enhet. Rådmannen antar at det da er snakk om både bygg og uteanlegg. Dette betyr at kommuneorganisasjonen får nye grensesnitt i forvaltning av bygg da noen bygg er kombinasjonsbygg (f.eks. skole og idrettshall). Forvaltningen vil da deles mellom den nye enheten og Bygg og eiendom. Forvaltningen av uteanlegg vil ikke bare være fordelt på tre kommunale enheter som i dag (to bestillere, ved Bygg og eiendom og Kommunalteknikk og en utfører, ved Drift og anlegg), men fire. Det vil ikke være slik at alle uteanlegg kan defineres som friluftsanlegg som det er naturlig at den nye enheten Idrett og friluftsliv forvalter. I dag har utførerenheten Drift og anlegg, drifts- og vedlikeholdsansvar for parker, grøntanlegg langs veger samt friområder. Videre er det uklart om forslaget innebærer at dagens kulturenhet deles ved å ta idrett ut av enheten. Rådmannen kan ikke tilrå en slik modell.

I en erkjennelse av at det er behov for å jobbe med roller og ansvar internt i kommuneorganisasjonen vil rådmannen nå anbefale at det arbeides videre med utredningens modell 1, i høringen fra rådmannen til selskapene og idrettsrådet omtalt som alternativ A: Sammenslåing av Levanger Fritidspark Moan AS og Trønderhallen KF i et nytt selskap med ett samlet styre.

Arbeidsgruppa har i rapporten vist til at denne organiseringen vil redusere sårbarheten med to små selskap, men styret vil, med kommunen som dominerende eier, fortsatt ha begrenset handlingsrom. Det er påpekt i rapporten at dagens to selskap arbeider mot ulike målgrupper og idretter.  

Rådmannen vurderer at det er muligheter for mer effektiv drift. Trønderhallen har størst aktivitet på vinteren mens Fritidsparken har størst aktivitet på sommeren. Sesongvariasjoner kan utnyttes med tanke på bemanning ved å slå sammen disse to selskapene. Aktiviteten samles under en felles ledelse, en administrasjon og ett styre. Kompetansen på arrangement kan etter rådmannens vurdering utnyttes bedre. Det er mulighet for bedre samordning og samhandling med leietakerne som leier av begge selskapene.

Rådmannen mener at samhandlingen mellom et nytt kommunalt foretak og enhetene i kommunen bør tydeliggjøres gjennom avtaler. Dette kan være første trinn i en trinnvis løsning der en utvikler samarbeidet mellom selskapet og de kommunale enhetene for deretter å vurdere om det på et senere tidspunkt er hensiktsmessig med større organisatoriske grep.

Rådmannen tilrår foretak og ikke AS fordi selskapet forvalter oppgaver som ligger nært øvrige kommunale oppgaver. Ved å velge foretak vil det også forenkle eventuell senere justering av organiseringen.

Til toppen av siden





Publisert: 19.12.2010 07:50 Sist endret: 30.10.2019 10:22
Post: Levanger kommune Boks 130, 7601 Levanger Besøksadresse: Håkon Den Godes gt 30 ved Torvet
Tlf: 74 05 25 00 Faks: E-post: postmottak@levanger.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:00 Åpningstid: Org.nr.: 938 58 7051