Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Toppbilde

Formannskapet 02.11.11 - sak 83/11 - Elektroniske møtedokumenter – tilrettelegging for folkevalgte – innkjøp av lesebrett

Rita-Mari Keiserås - klikk for personkort
Saksbehandler: Rita-Mari Keiserås
Arkivref. 2009/7677
Saksordfører: Ingen
Saken avgjøres av: Formannskapet

vedtak  -  nettbrett

Saksgang
Utvalg Møtedato Saksnr.
Formannskapet 02.11.11 83/11

 

Rådmannens forslag til vedtak:

  1. Det sendes ikke ut papirbaserte saksdokumenter til kommunestyret, formannskapet og komiteene i Levanger kommune. Møteinnkallingene sendes via lenke pr. e-post  til de folkevalgte.
  2. Det kjøpes inn lesebrett til faste representanter i kommunestyret og komiteene. I tillegg anskaffes 10 lesebrett som vararepresentanter skal kunne bruke i møter.
  3. Det inngås avtale om bruk og tildeling av lesebrettene for hver enkelt folkevalgt.
  4. Kostnadene, inntil kr 190 000 belastes enhetsfond til felleskostnader avsatt av regnskapsresultatet for 2009.


Hjemmel/bakgrunn for saken:


Vedlegg:
Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Ingen

Saksopplysninger:
Siden slutten av 90-tallet har kommunen lagt stor vekt på å legge ut alle saksdokumenter med relevante lenker på kommunens internettsider. Sidene benyttes av både ansatte, folkevalgte og innbyggere og er en veldig effektiv måte å finne fram i saksdokumenter og protokoller på. Det har vært en gradvis utvikling mot å benytte nettsidene mer og papirdokumenter mindre i kommunen.

Som et ledd i denne utviklingen ble det i formannskapets møte 23.09.09, sak 86/09 vedtatt å kjøpe inn pc’er til formannskapets medlemmer, og at de som en forsøksordning skulle være ”papirløse”.  Dette innebar at det ikke ble sendt ut saksdokumenter i papirformat til medlemmene av formannskapet.
Erfaringene våre etter to års bruk av pc for formannskapet er i det store og hele svært gode. De folkevalgte virker fornøyd med løsningen, og det har ikke kommet fram ønsker om å gå tilbake til papirdokumenter.
IT-kompetansen folkevalgte imellom varierer naturlig nok, men dette har ikke vært noen stor utfordring for en god bruk av løsningen. De problemene som har dukket opp, har de folkevalgte fått hjelp av administrasjonen til å få løst.

Vurdering:
Nå når vi er inne i en ny valgperiode er det tid for at ordningen utvides, og at hele kommunestyret blir ”papirløst”.  Dette må til for at vi skal oppnå full effekt i forhold til effektivitet og besparelser. Flere kommuner har allerede innført ordningen med papirløse møter.  Reglementet for kommunestyret i Levanger innehar også bestemmelser for elektronisk utsending av saksdokumenter. I kommuneplanen er det vedtatt at kommunen av miljøhensyn, skal redusere papirforbruket til et minimum. Det ble derfor ikke sendt ut papirdokumenter til kommunestyremøtet 26.10.

Elektroniske løsninger gir de folkevalgte rask tilgang til saksdokumentene. Dette gir de folkevalgte god oversikt over møtedokumenter, også sakspapirer fra alle tidligere møter.  I saksframleggene er det stadig oftere lenker til tidligere behandlinger og lovhenvisninger osv. Disse er det ikke mulig å benytte seg av i papirdokumenter. Med fullelektroniske løsninger vil også kommunen fremstå som moderne og effektiv i forhold til politisk organisering. Vilje til effektivisering av møtene vil kunne bli oppfattet som positivt. De fleste kommunestyremedlemmene har nok tilgang på internett via PC hjemme, men skal en unngå papirer i møtene, trengs en løsning for elektronisk dokumentlesing i møtelokalene.

Dersom ordningen med papirløse møter skal videreføres og utvides har rådmannen kommet fram til at det er en fordel å anskaffe moderne lesebrett i stedet for pc-er til de folkevalgte.  Et lesebrett vil aldri kunne erstatte en pc fullt ut, men til møtevirksomhet vil et lesebrett være mer brukervennlig enn en pc. Den tar mindre plass og har i tillegg mye større batterikapasitet enn en pc. Lesebrettskjermen har en god oppløsning, noe som vil gjøre det behagelig å lese dokumentene på skjermen. Lesebrettene har få feilkilder, som igjen vil føre til få problemer med det tekniske.

Eksempel på type lesebrett kan være Samsung Galaxy, og det ser slik ut:

Eksempel på type lesebrett kan være Samsung Galaxy, og det ser slik ut
(litt om nettbrett) - brukerveiledninger>
 
Ordningen er tenkt slik at det kjøpes inn lesebrett til faste representanter av kommunestyret, formannskapet og komiteene. I tillegg må det anskaffes 10 lesebrett som vararepresentanter skal kunne få bruke i de møter de blir innkalt til. De medlemmene som ønsker å ha med seg egen PC i stedet for lesebrettet eller i tillegg kan selvsagt benytte dette.
Dersom det er folkevalgte som fremdeles ønsker å ha utvalgsdokumentene i papirformat, må dette avtales særskilt, og de vil da få tilbud om å hente papirutgaven av saksdokumentene på rådhuset.

Det er tilgjengelig 190 000 i enhetsfond for felleskostnader etter regnskapsresultatet for 2009. Rådmannen vil tilrå at anskaffelsen belastes dette fondet.
      Til toppen av siden





Publisert: 19.12.2010 07:50 Sist endret: 16.12.2011 13:42
Post: Levanger kommune Boks 130, 7601 Levanger Besøksadresse: Håkon Den Godes gt 30 ved Torvet
Tlf: 74 05 25 00 Faks: E-post: postmottak@levanger.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:00 Åpningstid: Org.nr.: 938 58 7051