Driftskomiteen 09.05.18

Møtested: Formannskapssalen, Levanger rådhus
Dato: 09.05.18
Tid: 13.00 - 15:20

Sakliste som PDF  -  protokoll som PDF

Si DIN mening i sakene - Sagt mening i sakene (0 meninger)

 send e-post til faste medlemmer: mottakere (åpne fila, kopier, ctrl+a, ctrl+c, alt inn i mottakerfeltet i e-posten, ctrl+v) 

   
Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møter 8 + 2  av 11.

 
Orienteringer:

• «Sammen» - informasjon om prosjektet v/frivillighetskoordinator Ingvild Radwan

 
Permisjon:
Khalil Obeed fikk permisjon og forlot møtet ved behandling av spørsmål 3/18.

PS 13/18 Godkjenning/signering av protokoll

Saksprotokoll i Driftskomiteen - 09.05.2018

Forslag i møte:

Protokoll fra møte 14.03.18 godkjennes.

Valg til godkjenning/signering protokoll: Khalil Obeed og Stig Ove Sommervoll.

Avstemning:

Forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt.

VEDTAK:

Protokoll fra møte 14.03.18 godkjennes.
Valg til godkjenning/signering protokoll: Khalil Obeed og Stig Ove Sommervoll.

PS 14/18 Referatsaker

Saksprotokoll i Driftskomiteen - 09.05.2018

Forslag i møte:

Referatsaken tas til etterretning. 

Avstemning:

Enstemmig

VEDTAK:

Referatsaken tas til etterretning.

PS 15/18 Innmelding av nye anlegg som skal søke spillemidler høsten 2018

Saksprotokoll i Driftskomiteen - 09.05.2018

Forslag i møte:

Ingen.

Avstemning:

Enstemmig 

INNSTILLING:

Justert handlingsprogram anlegg 2015-2018 vedtas.

PS 16/18 Etablering av nytt Felleskjøkken i Levanger kommune

Saksprotokoll i Driftskomiteen - 09.05.2018

Forslag i møte:

Kari Johanne Kjerkol, AP, fremmet forslag til nytt pkt. 2 og 3:

2. Bygget skal ikke overskride summen i investeringsbudsjettet og i summen skal alt av produksjonsutstyr og inventar være medberegnet.

3. Vi oppfordrer rådmannen til å se på reduksjon av plastbruken. 

Avstemning:

Rådmannens forslag til innstilling enstemmig tiltrådt.

Nytt pkt. 2 fremmet i møtet enstemmig vedtatt.

Nytt pkt. 3 fremmet i møtet enstemmig vedtatt.

INNSTILLING:

1. Nytt Felleskjøkken bygges ved Staup Helsehus
2. Bygget skal ikke overskride summen i investeringsbudsjettet og i summen skal alt av   produksjonsutstyr og inventar være medberegnet. 
3. Vi oppfordrer rådmannen til å se på reduksjon av plastbruken
   

PS 17/18 Drift av kino og nytt bygg for bibliotek og kino

Saksprotokoll i Driftskomiteen - 09.05.2018

Forslag i møte:

Kari Johanne Kjerkol, AP, fremmet følgende forslag:

Saken utsettes. Vi ønsker en nærmere utredning av kostnadene ved bygging, drift, samlokalisering, utleie til eksterne leietakere, samt en utredelse av den økonomiske situasjonen hvis avtalen med Trondheim kino opphører.

Avstemning:

Kjerkol`s forslag tiltrådt med 5 mot 4 stemmer.

VEDTAK:

Saken utsettes. Vi ønsker en nærmere utredning av kostnadene ved bygging, drift, samlokalisering, utleie til eksterne leietakere, samt en utredelse av den økonomiske situasjonen hvis avtalen med Trondheim kino opphører.

PS 18/18 Prosjekt om frivilligkontakter ved omsorgsbaser

Saksprotokoll i Driftskomiteen - 09.05.2018

Forslag i møte:

Som politisk representant til ressursgruppe for prosjekt om frivilligkontakter ved omsorgsbaser velges: Kari Johanne Kjerkol

Avstemning:

Forslag fremmet i møte enstemmig vedtatt.

VEDTAK:

Som politisk representant til ressursgruppe for prosjekt om frivilligkontakter ved omsorgsbaser velges: Kari Johanne Kjerkol

FO 3/18 Spørsmål fra Kari Kjerkol (AP) - brannverntiltak og vedlikeholdsplan for kommunale bygg i Levanger kommune

Saksprotokoll i Driftskomiteen - 09.05.2018

Behandling i møte:

Enhetsleder Bygg- og eiendom Håvard Heistad besvarte spørsmålet: 

Beredskap og nødstrøm.

Nødstrøm ble utsatt i 2017 og det ble kjørt ny konkurranse. Kontrakt skrives 9.5.18. Prosjektet med nødstrøm på Rådhuset og Ytterøy helsetun skal være ferdigstilt 15.9.18

Vedlikeholdsplan

Levanger kommune er i ferd med å etablere en vedlikeholdsplan som skal gjelde fra 2019. Bygg og eiendom har tatt i bruk verktøyet IK-bygg som fungerer som et internkontroll-system samt vedlikeholds planlegging. Siden oppstartet høsten 2017 har det kommet inn 1899 meldinger om feil, mangler og ønsker. Alle enheter melder behov inn i dette systemet. Alt kan ikke gjennomføres for de midlene som er avsatt til vedlikehold. Prioriteringen er derfor viktig, og da er sikkerhet i forhold til brann det som er 1. prioritet. Tiltak som blir meldt i dette systemet skal i hovedsak belastes driftsbudsjettet. Kun noen få saker kan tas over investeringsbudsjettet.

I tillegg er det gjennomført tilstandsrapport på enkelte bygg, (Skogn BU, og brannstasjon) dette vil også bli gjort på andre bygg.

 
Dette er tiltak som kan gjennomføres i løpet av en 10 års periode. Beløpet tilsvarer ca. 8 millioner kroner årlig.

Tilstandsrapporter vil bli utarbeidet for resten av bygningsmassen fortløpende.

Plan for brannverntiltak.

I henhold til forskrift om forebyggende brannvern er byggeiere forpliktet til å ha rutiner når det gjelder brannforebyggende arbeide. Det blir gjennomført branntilsyn av brannvesenet på §§ 22 bygg. Bygg med større samling av personer.

Det blir gjennomført årlig tilsyn på brannvarsling, brannslokkingsutstyr samt månedlig, halvårlige og årlige runder sammen med brannvernansvarlig på byggene.

Rapportene resulterer av og til med pålegg om utbedring. Dette er prioritert oppgave.

Også brannplanene skal over i IK-bygg. Da har vi et digitalt internkontrollsystem der vi vil gi tilgang til de parter som skal ha det.

FO 4/18 Spørsmål fra Kari Kjerkol (AP) - stillingsutlysninger i kommunen

Saksprotokoll i Driftskomiteen - 09.05.2018

Behandling i møte:

Kommunalsjef Jon Ketil Vongraven besvarte spørsmålet:

Etter at regnskapet for 2017 ble kjent er kommunen i omstilling for å tilpasse aktiviteten til de vedtatte budsjettrammene. Dette vil bety nedbemanning. I den sammenhengen har kommunen en lokal særavtale som trår i kraft. Fra denne gjengis:

Nedbemanning betyr en reduksjon i antall årsverk/stillinger Nedbemanning kan skje på følgende måter:

• holde budsjetterte stillinger vakante
• omplassere fast ansatte midlertidig i vikariater eller til andre ledige faste stillinger
• oppsigelse av vikarer før avtaleperioden går ut
• oppsigelse av fast ansatte

Dette betyr at det normalt ikke lyses ut stillinger mens en er i omstilling. Om en stilling likevel lyses ut eksternt fordi en ikke har oversikt over om det finnes overtallige som kan omplasseres vil det ikke bli tilsatt ny medarbeider selv om stillingen er lyst ut eksternt. I henhold til den lokale særavtalen skal det finnes en sentral oversikt over hvilke stillinger som er eller vil bli ledige og tilsvarende oversikt over overtallighet. Overtallige vil da bli innplassert i ledige stillinger under forutsetning av at den ansatte skal være skikket til stillingen. Det innebærer at den ansatte skal tilfredsstille minimumskrav til kvalifikasjoner som kreves i stillingen (tilstrekkelig kvalifisert). 

Akkurat nå er følgende stillinger lyst ut:

• Enhetsleder hjemmetjenesten
• Advokat i Innherred kommunesamarbeid
• Sykepleiere i hjemmetjenesten
• Tilkallingsvikarer Skogn BU og Levanger U

Når det gjelder enhetsleder for hjemmetjenesten er dette en nøkkelstilling som leder for en enhet med 230 årsverk og et budsjett på over 150 mill. Stillingen må etter rådmannens vurdering besettes og vi kan ikke gå ut fra at vi har overtallige som kan gå inn i stillingen. 

Styret for Innherred kommunesamarbeid har besluttet å utvide kapasiteten for å kunne løse særlig barnevernets behov for advokattjenester. Hensikten med denne kapasitetsøkning er å redusere kommunenes behov for å kjøpe eksterne tjenester og dermed oppnå en økonomisk besparelse. Vi har ingen overtallige advokater som kan gå inn i stillingen.

Når det gjelder de utlyste sykepleiestillingene vil de bli besatt ved intern forflytning gitt at vi har overtallige sykepleiere på det tidspunkt tilsetting skal skje.

Tilkallingsvikarer er det nyttig for skolene å ha oversikt over. Tilsetting vil kun skje ved behov og gitt at det ikke finnes kvalifiserte overtallige som kan gå inn i mulige vikariater.

FO 5/18 Spørsmål fra Stig Ove Sommervoll (AP) -  avvik som behandles i samarbeidsutvalget

Saksprotokoll i Driftskomiteen - 09.05.2018

Behandling i møte:

Kommunalsjef Helse Jon Ketil Vongraven besvarte spørsmålet:

En regnskapsrapport på beholdning vil bli utarbeidet etter en bestilling fra avd.leder til regnskap. Rapporten må genereres i forbindelse med kvartalsrapportene.

Når det gjelder avvik så er dette også noe som må tas ut lokalt. Jeg tenker at dette er noe dere må diskutere med avdelingsleder for å finne en hensiktsmessig anvendelse av disse rapportene. Det er oppfordret til å rapportere avvik når og hver gang ansatte opplever «uønskede hendelser». Det er fremdeles slik at det varierer noe hvem som bruker avvikssystemene, og at rapportene derfor må behandles med en viss varsomhet fordi vi ikke ønsker at det skal oppleves som at noen skal stilles til ansvar, men at dette skal være et system for å sikre god nok kvalitet på tjenesten. Noen ganger rapporteres det om feil som den enkelte har begått, og som i neste runde da bør føre til en endring i prosedyrer eller rutiner. Noen ganger er det rett og slett menneskelige feil som vi ønsker at det rapporteres på, men som avhenger av en trygghet for at vi som arbeidsgivere håndterer dette uten at det blir oppfattet som represalier for den som varsler. Så med en tydelig presisering av type avvik og hvorfor så er absolutt dette noe som vi skal dele med samarbeidsutvalgene.